Guide för namnsättning av processer

Det är alltför vanligt att företag och organisationer slavar när det gäller namnsättning av processer.  Resultatet från dålig namnsättning är att hela processarkitekturen blir otydlig och svår att få ett bra grepp om.

I denna artikel tar jag upp några saker jag anser är viktiga för att få en bra och sammanhängande processarkitektur sett ur namnsättningssynvinkel. Tips på utformningen av processarkitekturen kommer i senare artiklar.

Först några termer

  • Huvudprocess – End till end process ur kundens synvinkel. Kallas även kärnprocess.
  • Delprocess – Återanvändbar eller specifik subprocess
  • Aktivitet – Kan vara delprocess eller task och är det enda objekt i processen där det utförs något jobb. Den dubbla betydelsen kommer från BPM och jag tycker att det fungerar bra att samla delprocesser och tasks under denna benämning.
  • Task – Lägsta nivån av en aktivitet i det aktuella scopet för en process. En task kan göras om till en delprocess om lägre nedbrytning av processen önskas

Namnsättning på nivå 1 – Huvudprocess

Jag måste erkänna att jag tidigare var fast i tanken att man även för huvudprocesser skulle använda formen <verb> <substantiv>. Numera har jag ändrat uppfattning kring det och menar att man inte behöver vara kategorisk kring detta.

Anledningen är att det är svårt att sätta ett bra namn för en end-2-end process via verb+substantiv. Som exempel på denna nivå kan man ta ”order-to-cash” som brukar vara den generella benämningen huvudprocessen för försäljning.

Order-to-cash för bilförsäljning skulle kunna heta Sälja bilar med verb+substantiv. Den tidigare ger en indikation på scopet för processen och den andra vad för typ av försäljning det handlar om.

En fördel med den tidigare är att huvudprocessen på översta nivån kan vara likadan för olika typer av försäljning vilket medför att det räcker med en huvudprocess.

Rekommendationen jag vill ge är att man kan ta sig friheten att ge processen ett tydligt namn istället för att alltid använda formen <verb><substantiv>

En viktig notering kring huvudprocesser är att det är beroende på kontexten. En process kan vara delprocess för hela processflödet men för en specifik del i verksamheten är det en huvudprocess.

Namnsättning på övriga nivåer

För alla andra nivåer från översta delprocesser till tasks bör man med fördel använda formen verb+substantiv.

Exempel på namnsättning av aktiviteter i en process
Figur: Namnsättning av aktiviteter i en process

Anledningen är att varje delprocess i en process anger något som utförs i processen och genom att använda den föreslagna formen blir processen tydligare och det är lättare att få ett konsistent flöde.

Exempel på aktiviteter som lika gärna skulle kunna vara delprocess eller task

  • Skapa order
  • Leverera vara
  • Betala faktura
  • Skicka faktura

Betala faktura kan t ex behöva brytas ner till ett flöde som täcker en kedja av godkännanden men i andra fall är det en enkel betalning.

Processkarta

För att förstå komplexiteten när det gäller namnsättningen måste man ha klart för sig hur en processarkitektur ser ut eller kan se ut eftersom det finns många olika sätt att beskriva det på.

Processarkitekturen brukar beskrivas i en processkarta där verksamhetens processer på högsta nivå finns med för att skapa en översiktsbild över verksamhetens arbetsflöden.

Patrik Halldin på xxxx har skrivit en artikel på  linkedin om de olika nivåerna i en processarkitektur. Det finns lite skillnader beroende på vilken metod man använder samt personliga eller organisatoriska preferenser. Artikeln kan du läsa här

Jag skall belysa även processkarta i senare artiklar.

 

Published by